5 điều quan trọng khi lựa chọn tổng đài di động cho doanh nghiệp

Tại thời đại công nghệ số, việc sử dụng tổng đài di động không chỉ là một xu thế mà còn là một sự lựa chọn thông minh của nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Tổng đài di động không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc hiệu quả mà còn là một cầu nối quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng toàn diện và chuyên nghiệp. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây để có cái nhìn tổng quan và tìm hiểu về giải pháp tổng đài thông minh nổi bật nhất hiện nay.

Tổng đài di động là gì?

Tổng đài di động là một phương tiện hiệu quả sử dụng thiết bị di động và số di động để thực hiện các chức năng của một tổng đài truyền thống. Phương tiện thông minh này giúp doanh nghiệp có khả năng sở hữu một hệ thống tổng đài riêng mà không gặp phải những chi phí đầu tư, lắp đặt, và bảo trì đáng kể.

Để hiểu một cách đơn giản, thay vì sử dụng các đầu số như 1800, 1900 hoặc số điện thoại cố định thông thường, doanh nghiệp có thể tận dụng chính đầu số di động thuộc sở hữu của mình để làm hotline. Doanh nghiệp vẫn đảm bảo được các tính năng cơ bản của một tổng đài, bao gồm khả năng thực hiện cuộc gọi và đồng thời nhận nhiều cuộc gọi.

Tổng đài số – Thúc đẩy quá trình CSKH tự động

Đối tượng sử dụng các loại tổng đài di động

Dưới đây là các loại tổng đài di động và đối tượng sử dụng tương ứng, giúp người dùng lựa chọn loại tổng đài phù hợp.

1. Tổng đài di động Hotline

• Loại tổng đài thường được áp dụng trong các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh, buôn bán để tạo kết nối với khách hàng khi họ cần tư vấn hoặc có thắc mắc.

2. Tổng đài đại diện công ty:

• Tổng đài này được sử dụng để khách hàng và các đối tác liên hệ với các cơ quan liên quan như thuế, bảo hiểm, hải quan… Do đó, đối tượng sử dụng phù hợp là các doanh nghiệp.

3. Tổng đài phục vụ kinh doanh:

• Thích hợp cho các doanh nghiệp hoặc đơn vị như ngân hàng, bảo hiểm, nơi mà mục đích chính của tổng đài di động là để khách hàng và đối tác liên hệ khi cần thiết.

Ưu và nhược điểm của tổng đài di động

Ưu điểm

• Triển khai nhanh chóng và tiết kiệm

Với hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải dành thời gian chuẩn bị mặt bằng và lắp đặt máy móc. Ngược lại, việc triển khai tổng đài rất nhanh chóng, chỉ mất khoảng 1-2 ngày vì giải pháp này sử dụng nền tảng mạng di động và điện toán đám mây. Điều này giúp người dùng tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng áp dụng giải pháp mà không gặp phải các thách thức của quá trình triển khai truyền thống.

• Giảm thiểu chi phí đầu tư và lắp đặt:

Trong khi sử dụng tổng đài cố định truyền thống đòi hỏi nhiều chi phí mặt bằng, đầu tư, và chi phí duy trì, tổng đài mang lại sự tiết kiệm về chi phí đầu tư và lắp đặt. Các cước phí của tổng đài di động cũng thường rẻ hơn so với cước của tổng đài cố định hoặc các đầu số 1800, 1900.

•  Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng:

Tổng đài di động cho phép doanh nghiệp tạo kết nối với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm thoại, SMS, Facebook, Livechat, và Email, tất cả trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp việc chăm sóc khách hàng trở nên nhanh chóng và toàn diện hơn, đồng thời tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

• Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên:

Giải pháp tổng đài cung cấp nhiều cách linh hoạt để nhân viên tiếp nhận cuộc gọi, bao gồm việc nghe trực tiếp từ điện thoại di động, sử dụng ứng dụng trên điện thoại di động, hoặc thậm chí qua máy tính với tai nghe Call Center hay điện thoại IP. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể tối đa hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi để họ lắng nghe và tư vấn cho khách hàng mọi nơi và mọi lúc.

Nhược điểm

• Yêu cầu đội ngũ có năng lực và kinh nghiệm cao:
  Để triển khai và quản lý tổng đài di động trên nền tảng mạng di động và điện toán đám mây, việc có đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin và có năng lực là điều hết sức quan trọng. Điều này đảm bảo rằng họ có khả năng hiểu rõ giải pháp và có thể điều hành nó một cách hiệu quả.
• Tốn thời gian đào tạo nhân viên:
  Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần dành thời gian để đào tạo nhân viên và đội ngũ bán hàng. Quá trình này giúp họ nắm bắt kiến thức về giải pháp tổng đài và thực hiện các thao tác sử dụng tổng đài một cách chính xác và hiệu quả.

Các tính năng của một tổng đài di động ưu Việt 

Một tổng đài ưu Việt, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng cần có những tính năng cơ bản và thiết yếu sau:

• Hotline di động không giới hạn cuộc gọi:

Chức năng này giống như một tổng đài chuyên nghiệp với khả năng thực hiện và tiếp nhận không giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời. 

• Sử dụng không cần App:

Tổng đài di động này có thể sử dụng mà không phụ thuộc vào mạng Wifi/3G/4G, hoạt động hiệu quả trong mọi môi trường sóng di động thông thường. 

• Định tuyến cuộc gọi thông minh: 

Tính năng này giúp phân chia cuộc gọi theo kỹ năng và phòng ban, chuyển cuộc gọi tới đúng đối tượng. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các cuộc gọi, nâng cao sự chu đáo trong phục vụ khách hàng.

• Tích hợp đa kênh thoại:

Hệ thống này hợp nhất các kênh thoại như Thoại/SMS/Facebook, Livechat, và Email. Mỗi kênh là một cách tiếp cận khác nhau với các đối tượng khách hàng khác nhau, tối ưu hóa sự linh hoạt trong giao tiếp.

•  Hệ thống ghi nhận ticket chuyên nghiệp:

Tính năng này ghi nhận thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau và tự động phân công công việc cho nhân viên dựa trên cơ chế định tuyến thông minh của hệ thống.

• Hệ thống quản lý cam kết chăm sóc khách hàng SLA:

Với khả năng chăm sóc khách hàng theo mô hình SLA, hệ thống giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất công việc và đưa ra các định hướng phù hợp để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tổng đài di động 3CX – Tổng đài IP của bạn, theo cách của bạn

Hệ thống Liên lạc Hợp nhất của 3CX không chỉ mang lại nhiều tính năng mới để cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng cường năng suất và nâng cao hiệu suất, mà còn giúp bạn giảm chi phí đi lại và cước điện thoại xuống một cách đáng kể nhờ áp dụng hệ thống điện thoại IP và SIP trunk.

Bằng cách sử dụng hệ thống điện thoại IP, bạn không chỉ giảm được hóa đơn điện thoại mà còn giảm chi phí mua, mở rộng và bảo trì tổng đài. Nếu quyết định lưu trữ trên đám mây, bạn còn có thể tự lưu trữ và thanh toán chi phí hàng tháng thấp cho mỗi tổng đài IP, tránh được mức giá đắt đỏ cho từng máy lẻ mỗi tháng

Sử dụng tổng đài di động là một phần quan trọng khi doanh nghiệp đặt trọng tâm vào việc chăm sóc khách hàng một cách toàn diện và chuyên nghiệp. Khi quyết định chọn lựa một giải pháp tổng đài di động, việc ưu tiên các tính năng ưu việt và mức phí hợp lý là quan trọng. Phần mềm tổng đài 3CX là một trong những lựa chọn đáng xem xét, cung cấp nhiều ưu điểm về tính năng và chi phí.

Để có thông tin chi tiết về giải pháp tổng đài di động 3CX, quý khách vui lòng liên hệ với CGV Telecom để nhận được sự tư vấn chính xác và đầy đủ.