Cho thuê Tổng đài cloud, tiết kiệm chi phí từ CGV Telecom

Tổng đài ảo đang dần trở thành giải pháp được tin dùng bởi hàng triệu doanh nghiệp hiện nay. Vì dịch vụ này dựa trên công nghệ điện toán đám mây mang lại nhiều tiện ích, tối ưu hóa chi phí bằng những gói thuê tiết kiệm.

Để tìm hiểu rõ hơn về giải pháp này, hãy cùng CGV Telecom khám phá tại bài viết dưới đây:

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn gọi là Cloud PBX (Private Branch Exchange) hoặc IP PBX là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây (cloud computing) thông qua giao thức Internet (VoIP – Voice over Internet Protocol).

Khác với tổng đài truyền thống yêu cầu lắp đặt phần cứng phức tạp, dây cáp và bảo trì định kỳ tại chỗ, tổng đài ảo không cần bất kỳ thiết bị vật lý nào ngoài điện thoại IP, softphone (phần mềm điện thoại trên máy tính) hoặc ứng dụng trên điện thoại di động. Mọi chức năng và dữ liệu đều được lưu trữ và xử lý trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, và doanh nghiệp chỉ cần truy cập thông qua kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt chưa từng có, cho phép doanh nghiệp quản lý và vận hành hệ thống tổng đài từ bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào.

Tổng đài ảo giá rẻ – Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Báo giá Tổng đài Cloud – CGV Telecom

Các lợi ích vượt trội của Tổng đài ảo

1. Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành cho doanh nghiệp

Đây có lẽ là lợi ích dễ nhận thấy và hấp dẫn nhất đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các startup hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

Không tốn chi phí phần cứng ban đầu: Một hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu khoản đầu tư lớn vào phần cứng như tủ tổng đài PBX, card E1/PSTN, điện thoại bàn chuyên dụng và hệ thống dây mạng nội bộ phức tạp. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần mua sắm hay lắp đặt bất kỳ thiết bị đắt đỏ nào. Chi phí ban đầu gần như bằng 0, giúp doanh nghiệp giữ lại nguồn vốn để đầu tư vào các lĩnh vực cốt lõi khác.

Giảm chi phí bảo trì và nâng cấp: Hệ thống tổng đài truyền thống đòi hỏi chi phí bảo trì định kỳ, sửa chữa khi có sự cố và nâng cấp phần cứng/phần mềm mỗi khi công nghệ thay đổi. Với tổng đài ảo, nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc bảo trì, cập nhật phần mềm và đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc thuê kỹ thuật viên chuyên trách hay phát sinh chi phí đột xuất.

Tối ưu chi phí cước cuộc gọi: Tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ VoIP, cho phép thực hiện cuộc gọi qua internet. Điều này giúp giảm đáng kể cước phí gọi nội bộ giữa các chi nhánh, giữa nhân viên với nhau và thậm chí là cước gọi đường dài quốc tế so với các phương thức truyền thống. Nhiều nhà cung cấp còn có các gói cước linh hoạt, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu chi phí hàng tháng.

Giảm chi phí thuê văn phòng: Không cần dành diện tích cho phòng máy chủ hay tủ tổng đài, giúp tối ưu hóa không gian làm việc, đặc biệt quan trọng trong các văn phòng có diện tích hạn chế hoặc mô hình làm việc linh hoạt.

Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center – CGV Telecom

2. Dễ dàng quản lý và vận hành

Một trong những ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo là sự đơn giản trong quản lý và vận hành.

• Giao diện quản trị thân thiện với người dùng:Hầu hết các hệ thống tổng đài ảo đều cung cấp một cổng quản trị trực tuyến dựa trên web (web-based portal) với giao diện đồ họa trực quan. Người quản lý có thể dễ dàng cấu hình, thêm/bớt tài khoản, thiết lập kịch bản cuộc gọi (IVR), xem báo cáo thống kê mà không cần có kiến thức chuyên sâu về viễn thông hay IT.
• Tự cấu hình và thay đổi linh hoạt trong một số chi tiết:Việc điều chỉnh các thiết lập như thay đổi lời chào, thêm một nhánh máy lẻ mới, điều chỉnh quy tắc định tuyến cuộc gọi có thể được thực hiện chỉ trong vài phút. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với các thay đổi trong quy trình kinh doanh hoặc nhu cầu thị trường.
• Giám sát và báo cáo thời gian thực:Hệ thống cung cấp khả năng giám sát trạng thái hoạt động của tổng đài, các cuộc gọi đang diễn ra và hiệu suất của từng nhân viên tổng đài theo thời gian thực. Các báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời lượng, cuộc gọi nhỡ, hiệu suất làm việc của tổng đài viên… cung cấp dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

3. Linh hoạt và mở rộng không giới hạn

• Làm việc mọi lúc, mọi nơi:Với tổng đài ảo, nhân viên có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này cực kỳ phù hợp với mô hình làm việc từ xa (remote work), các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hoặc đội ngũ bán hàng/chăm sóc khách hàng thường xuyên di chuyển. Nhân viên có thể sử dụng softphone trên máy tính, ứng dụng trên điện thoại di động, hoặc điện thoại IP tại nhà/văn phòng.
• Mở rộng – thu hẹp dễ dàng theo nhu cầu kinh doanh:Khi doanh nghiệp phát triển, cần thêm nhân viên hay mở rộng chi nhánh, việc thêm các máy nhánh mới chỉ mất vài phút mà không cần lắp đặt thêm phần cứng. Tương tự, nếu quy mô thu hẹp, việc giảm số lượng máy nhánh cũng rất đơn giản. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu theo mùa hoặc tăng trưởng nhanh chóng.
• Hỗ trợ đa chi nhánh, đa địa điểm:Tổng đài ảo kết nối tất cả các chi nhánh, văn phòng và nhân viên làm việc từ xa vào một hệ thống thống nhất. Các cuộc gọi nội bộ giữa các địa điểm này hoàn toàn miễn phí, giúp tăng cường sự gắn kết và hiệu quả làm việc nhóm.

4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Một tổng đài chuyên nghiệp là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tổng đài ảo giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhờ các tính năng thông minh:Hệ thống tổng đài ảo cung cấp các tính năng như lời chào tự động (IVR), phân phối cuộc gọi tự động (ACD), hàng đợi cuộc gọi, giúp khách hàng được kết nối đến đúng bộ phận hoặc nhân viên có chuyên môn phù hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi nào:Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, hộp thư thoại gửi về email đảm bảo rằng ngay cả khi nhân viên không thể nghe máy, thông tin liên hệ của khách hàng vẫn được ghi nhận và có thể phản hồi sau.
• Cá nhân hóa trải nghiệm gọi đến:Tích hợp với hệ thống CRM, tổng đài ảo có thể hiển thị thông tin khách hàng ngay khi cuộc gọi đến, giúp nhân viên chào đón khách hàng bằng tên và nắm bắt lịch sử tương tác trước đó, tạo cảm giác được quan tâm và phục vụ chu đáo.
• Hỗ trợ 24/7 (với cấu hình phù hợp):Bằng cách thiết lập các kịch bản định tuyến cuộc gọi thông minh, tổng đài ảo có thể đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được sự hỗ trợ, ngay cả ngoài giờ hành chính, thông qua hộp thư thoại hoặc chuyển tiếp đến số điện thoại trực ban.

5. Cải thiện hiệu suất làm việc

• Liên lạc liền mạch và miễn phí:Nhân viên có thể gọi điện cho nhau, họp nhóm nội bộ hoàn toàn miễn phí, bất kể khoảng cách địa lý. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và trao đổi thông tin hiệu quả.
• Công cụ đào tạo và kiểm soát chất lượng:Tính năng ghi âm cuộc gọi là một công cụ mạnh mẽ để đào tạo nhân viên mới, đánh giá hiệu suất của tổng đài viên, và giải quyết các tranh chấp phát sinh.
• Hội nghị trực tuyến dễ dàng:Nhiều hệ thống tổng đài ảo tích hợp sẵn tính năng hội nghị âm thanh hoặc thậm chí video, giúp các cuộc họp nhóm diễn ra thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
• Phân tích dữ liệu để nâng cao hiệu quả:Các báo cáo chi tiết về cuộc gọi cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, thời gian cao điểm, thời gian chờ đợi trung bình,… giúp quản lý đưa ra các điều chỉnh để tối ưu hóa quy trình.

6. Bảo mật cao và đảm bảo không gián đoạn

• Mã hóa cuộc gọi:Các cuộc gọi qua tổng đài ảo thường được mã hóa, bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị nghe lén.
• Sao lưu dữ liệu di động:Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín thường có cơ chế sao lưu dữ liệu tự động và định kỳ, đảm bảo dữ liệu không bị mất mát.
• Khả năng khôi phục sau những sự cố bất ngờ:Với hạ tầng đám mây phân tán, hệ thống có khả năng phục hồi nhanh chóng sau các sự cố bất ngờ (mất điện, lỗi phần cứng), đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Lựa chọn đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center – CGV Telecom

Đối tượng nào nên sử dụng Tổng đài ảo?

Tổng đài ảo là giải pháp lý tưởng cho nhiều loại hình doanh nghiệp:

• Các Startup và Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs):Với ngân sách hạn chế và nhu cầu linh hoạt, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống liên lạc chuyên nghiệp mà không cần đầu tư lớn.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng:Kết nối tất cả các chi nhánh vào một hệ thống thống nhất, giảm chi phí liên lạc nội bộ và tăng cường khả năng quản lý tập trung.
• Đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng:Cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý cuộc gọi, nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
• Doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa:Giúp nhân viên làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu, duy trì kết nối liên tục với khách hàng và đồng nghiệp.
• Các ngành dịch vụ (Bất động sản, Giáo dục, Y tế, Tài chính):Yêu cầu khả năng tiếp nhận và xử lý lượng lớn cuộc gọi, đồng thời cần sự chuyên nghiệp và bảo mật thông tin.

Doanh nghiệp nhận được gì khi sử dụng dịch vụ thuê tổng đài ảo của CGV Telecom

Sau đây là 3 lợi ích lớn nhất doanh nghiệp nhận được khi sử dụng tổng đài ảo của CGV Telecom:

Hiệu quả ưu Việt đối với quản lý trong doanh nghiệp 

• Chi phí thấp vì khách hàng không cần phải đầu tư thiết bị tổng đài, thay vào đó chỉ cần trang bị thiết bị đầu cuối như điện thoại, máy tính,…
• Không cần tốn thời gian và công sức cho việc bảo trì bảo dưỡng hệ thống.
• Thời gian triển khai nhanh và có thể sử dụng ngay trong vòng 24h-48h sau khi đăng ký.
• Dễ dàng mở rộng tổng đài và đáp ứng được nhu cầu thay đổi nhanh chóng trong vòng 24h.
• Thay đổi kịch bản lời chào hoặc các chức năng mới cũng chỉ mất tối thiểu 24h.
• Giảm chi phí cho nhân sự quản trị hệ thống và chi phí thuê dịch vụ khi cần chuyển đổi.

Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo không cần duy trì nhân sự quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả công việc quản trị hệ thống, thiết lập cấu hình đều được thực hiện qua Internet bằng trình duyệt web và sử dụng mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Hiện nay việc kinh doanh trên Internet rất phát triển, các kênh bán hàng online luôn được chú trọng phát triển vì sự tiện lợi. Vì thế việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như việc nhận đơn đặt hàng mới phải được diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp. Chính vì vậy việc đầu tư một tổng đài tự động như tổng đài ảo là vô cùng cần thiết.

Giữa vô vàn lựa chọn nhà cung cấp trên thị trường, việc tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy, không chỉ mang đến giải pháp hiệu quả về chi phí mà còn đảm bảo chất lượng vượt trội và sự hỗ trợ tận tâm. Tại CGV Telecom, chúng tôi tự hào sở hữu một đội ngũ chuyên gia nhiệt huyết, được đào tạo bài bản và có kiến thức sâu rộng về hạ tầng viễn thông. Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ, mà còn cam kết đồng hành, thấu hiểu và giải quyết mọi nhu cầu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Liên hệ ngay với CGV Telecom để nhận được sự tư vấn chuyên sâu, miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline tư vấn: 1900 91 91

Email: hotro@cgvtelecom.vn

Website: www.cgvtelecom.vn