Lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng phù hợp

Lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng nào tốt nhất không phải là vấn đề đơn giản đối với các doanh nghiệp. Bởi, hiện nay nhu cầu sử dụng tổng đài nhiều kéo theo sự gia tăng số lượng của các nhà cung cấp tổng đài với những chức năng tương tự nhau, điều này làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lựa chọn tổng đài phù hợp với doanh nghiệp mình. 

Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu và nhu cầu sử dụng tổng đài riêng, quan trọng là phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình. Thấu hiểu được những vấn đề này, đội ngũ CGV Telecom cùng các chuyên gia của MP Group đã nghiên cứu và cùng đưa ra giải pháp nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng được tối ưu và hiệu quả nhất. 

Các doanh nghiệp và bạn đọc có thể tham khảo về giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao nhất sẽ được chúng tôi chia sẻ qua bài viết dưới đây!

Tại sao doanh nghiệp cần có giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng?

Giải pháp tổng đài ảo chăm sóc khách hàng ngày càng trở nên quan trọng với doanh nghiệp bởi những lợi ích thiết thực như:

Giải pháp tổng đài tích hợp CRM giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng được tốt hơn

Tối ưu chi phí

• Tiết kiệm đến 80% chi phí cho phần cứng, thiết bị tổng đài. 
• Giảm đến 70% cước viễn thông để liên lạc với khách hàng.
• Miễn phí 100% chi phí gọi điện, tin nhắn nội bộ.

Tăng hiệu quả hoạt động của hệ thống

• Không giới hạn mở rộng về địa lý và số lượng tài khoản sử dụng
• Sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị (desktop, smartphone, IP phone,…) và đa nền tảng (Website, iOS, Android,…)
• Quản lý nhiều số hotline trong 1 tổng đài doanh nghiệp.
• Phân chia các nhóm điện thoại viên theo chuyên môn, hàng đợi phục vụ nhu cầu khách hàng theo kinh nghiệm.
• Có nhiều chế độ điều hướng nhận cuộc gọi hoặc nhận bằng voicemail.
• Tích hợp nhiều tính năng tự động: gọi điện tự động, phân bổ/điều hướng tự động, tự động chat, tự động quay số,…
• Tính năng lưu lại: ghi âm, ghi hình cuộc gọi, lưu trữ tin nhắn/lịch sử cuộc gọi.

Hỗ trợ điện thoại viên 

• Giúp nhận diện khách hàng khi có cuộc gọi đến bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng để điện thoại viên chủ động tư vấn, hỗ trợ khách hàng.
• Gọi ra chỉ với 1 cú click từ phần mềm CRP.
• Thao tác dễ dàng kể cả khi đang thực hiện cuộc gọi: chuyển hướng, giữ máy, thêm người nghe, thêm người vào cuộc thoại,..
• Cập nhập trạng thái công việc, nhắc lịch hẹn,…

Công việc quản lý dễ dàng

• Thống kê hoạt động của từng bộ phận/ điện thoại viên theo thời gian thực.
• Báo cáo hoạt động của tổng đài theo các tiêu chí khác nhau
• Có thể export thông tin ra file excel.

Tổng đài ảo chăm sóc khách hàng: Tăng tương tác và hỗ trợ hiệu quả

Làm sao để lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng phù hợp

Như đã đề cập ở phần đầu, khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu và muốn tìm ra giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng phù hợp tại thời điểm hiện nay là việc không về dễ dàng. Các bạn có thể tìm kiếm được hàng loạt thông tin giống nhau về các nhà cung cấp tổng đài trên trên nền tảng internet. Tuy nhiên, để lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp tin tưởng và phù hợp nhất thì cần phải có tiêu chí cụ thể. Các doanh nghiệp có thể xét theo một số tiêu chí sau:

Xác định mục tiêu 

Để lựa chọn được tổng đài chăm sóc khách hàng phù hợp, doanh nghiệp nên phác thảo mục tiêu chiến lược của mình, đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống để có thể tương thích và hoạt động tối ưu trên những nền tảng công nghệ sẵn có của doanh nghiệp.

Bước này bao gồm các hoạt động: Đánh giá hệ thống chăm sóc khách hàng hiện có, tìm hiểu xu hướng Contact center nào ứng dụng hiệu quả vào lĩnh vực của mình, khảo sát tổng đài viên về nhu cầu cải tiến tính năng.

Khi doanh nghiệp của bạn làm rõ được mục tiêu và tiêu chí để tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo, bạn sẽ có cái nhìn đa chiều để đưa ra được quyết định đúng đắn.

Lời khuyên:

• Xác định rõ yêu cầu của doanh nghiệp trước khi tìm hiểu một giải pháp cụ thể.
• Tham khảo nhiều đơn vị cung cấp giải pháp để có cái nhìn tổng thể hơn về thị trường.
• Vững vàng quan điểm, tập trung và tính năng, sự linh hoạt của giải pháp, các dịch vụ hỗ trợ khách hàng,…

Đưa ra bản yêu cầu thông tin cho giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng

Sau khi có được nhóm nhà cung cấp tiềm năng, từ mục tiêu triển khai và các yêu cầu về tính năng đã được tổng hợp từ nội bộ, bạn hãy lên một Bản yêu cầu thông tin (RFI) gồm 8-10 câu hỏi đến nhà cung cấp về sự phù hợp của các tính năng và giá cả.

Sau khi nhà cung cấp phản hồi bạn hãy so sánh và tìm ra điểm khác biệt giữa các đơn vị cung cấp. Nhìn vào bảng cung cấp thông tin này bạn cũng dễ dàng so sánh các tính năng và mức giá từ nhà cung cấp hơn.

Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo phù hợp cho doanh nghiệp là các tốt nhất giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nguồn lực

Hầu hết các giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng trên thị trường đều có những chức năng tương tự nhau, vì vậy bạn nên lấy ý kiến từ đại diện các phòng ban công ty. Ví dụ phòng CNTT sẽ cho bạn những góp ý về mặt khởi tạo, duy trì, tương thích với hệ thống hiện có, thì phòng Kinh doanh sẽ đưa ra những quan điểm sắc bén về khả năng ứng dụng và thực tế hoạt động của giải pháp.

Với cách làm này, giải pháp của bạn sẽ được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau từ những khía cạnh khác nhau, đáp ứng đa số yêu cầu từ các phòng ban.

Phân biệt rõ ràng các tính năng “phải có” và “có cũng được”

Khi lựa chọn giải pháp bạn nên tập trung giải quyết triệt để các vấn để của tính năng “phải có” trước khi quan tâm đến các giải pháp “có cũng tốt”

Hãy đảm bảo bạn luôn bám sát vào mục tiêu để ưu tiên lựa chọn những tính năng phải có. Các tính năng như tự động định tuyến cuộc gọi (ACD), thoại tự động (IVR) là tính năng bắt buộc phải có của bất kỳ tổng đài chăm sóc khách hàng nào.

Doanh nghiệp có số lượng lớn cuộc gọi outbound thường quan tâm đến các tính năng như tự động gọi (auto call), tự động quay số (auto dialer). Trong khi đó, các tính năng như lịch sử thông tin khách hàng, phiếu ghi, ghi âm cuộc gọi lại được các doanh nghiệp inbound lựa chọn.

Bên cạnh những yếu tố chuyên môn, bạn cũng nên tìm hiểu về quá trình hình thành và phát triển của nhà cung cấp, cũng như những đánh giá của doanh nghiệp khác về sự ổn định của giải pháp và tính chuyên nghiệp khi làm việc. Hãy ưu tiên nhà cung cấp có lợi thế về công nghệ, những doanh nghiệp làm chủ công nghệ sẽ đảm bảo giải pháp của bạn luôn được nghiên cứu và phát triển trong tương lai. 

Phần mềm gọi điện chăm sóc khách hàng chất lượng

Quy trình triển khai giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng ở CGV telecom

Hiện nay, CGV Telecom cũng đang là nhà cung cấp giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng uy tín được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Ngoài những lợi thế về tính năng của giải pháp, quy trình triển khai ở CGV telecom cũng vô cùng đơn giản và được thực hiện theo các bước như sau:

Tổng đài đa kênh chăm sóc khách hàng tại CGV Telecom giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tiếp cận khách hàng qua nhiều kênh khác nhau

Bước 1: Chọn và đăng ký mua đầu số với nhà mạng

Để có đầu số hotline bạn cần cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh với nhà mạng. Nếu cơ sở bạn chưa có giấy phép đăng ký kinh doanh, CGV telecom sẽ lên phương án hỗ trợ.

CGV telecom hợp tác với hầu hết các nhà mạng viễn thông lớn trên toàn quốc, đặc biệt CGV telecom là đại lý độc quyền kho sim số đẹp của nhà mạng Viettel luôn cung cấp list số ĐẸP – DỄ NHỚ – HỢP PHONG THỦY đến khách hàng.

Bước 2: Thực hiện hợp đồng thuê tổng đài chăm sóc khách hàng ở CGV telecom.

Tùy vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, tư vấn viên của chúng tôi sẽ đưa ra những gói dịch vụ phù hợp chỉ từ vài trăm nghìn. Bộ phận kỹ thuật của CGV telecom sẽ hỗ trợ miễn phí đấu nối tổng đài ảo tại văn phòng làm việc trên hạ tầng Internet sẵn có.

Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Sau khi hotline được kết nối bạn cần có thiết bị để nghe gọi. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn thiết bị đầu cuối là phần cứng hay phần mềm.

• Phần cứng: IP phone, máy tính, tai nghe,…
• Phần mềm: sử dụng app cho điện thoại di động hoặc máy tính (miễn 100% phí cài đặt)

Dịch vụ tổng đài ảo Chăm sóc khách hàng – CGV Telecom

Lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp ở đâu là quyết định quan trọng. Trong đó nền tảng công nghệ là một trong những yếu tố tiên quyết để lựa chọn giải pháp sẽ gắn bó với doanh nghiệp lâu dài, quyết định hiệu suất công việc, tính chuyên nghiệp và hình ảnh thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng.

CGV telecom cùng sự đồng hành của hệ sinh thái MP Group tổng hòa bởi 2 yếu tố con người và công nghệ, với hơn 20 năm phát triển trong lĩnh vực công nghệ – viễn thông. Không chỉ cung cấp các hệ thống tổng đài cho các ngân hàng, công ty tài chính, bảo hiểm, các doanh nghiệp lớn, CGV telecom còn cung cấp gói giải pháp phù hợp với sự thay đổi linh hoạt của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cho dù bạn đang cần giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh hay những giải pháp để tích hợp và hệ thống quản trị sẵn có, CGV telecom tự tin đáp ứng được nhu cầu của bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhé.