Chắc hẳn bạn đã nhiều lần thực hiện cuộc gọi nhưng đầu dây bên kia không nhấc máy và bạn sẽ nghe được thông báo “Quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bip”. Đó chính là một hình thức Voicemail. Vậy Voicemail là gì? Voicemail (hộp thư thoại) giúp người gọi có thể để lại lời nhắn với thông điệp mà mình muốn truyền tải đến người nhận, để người nhận có thể nghe lại tin nhắn và gọi lại khi cần thiết. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về hình thức Voicemail là gì, các tính năng của Voicemail và voicemail hoạt động bằng cách thức như thế nào? Hãy cùng CGV telecom tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Thư mục
Voicemail là gì?
Voicemail (hộp thư thoại) là dịch vụ cung cấp tin nhắn dưới dạng âm thanh cho chủ thuê bao mỗi khi không thể trả lời hoặc máy bận, tắt máy. Sau khi hoàn thành, voicemail sẽ được chuyển tới hộp thư thoại của người nhận dưới dạng âm thanh hoặc văn bản.
Bên cạnh phục vụ cho nhu cầu cá nhân, voicemail cũng phát triển trong hệ thống Contact Center của doanh nghiệp để thu nhận và xử lý các tin nhắn thoại từ khách hàng.
Voicemail là gì? Cách thức hoạt động của Voice mail là gì?
Voicemail thường được sử dụng trong các trường hợp như:
- Khách hàng liên hệ ngoài giờ làm việc: tổng đài không có nhân viên trực, khách hàng sẽ để lại voicemail trên hệ thống để được ưu tiên gọi lại và giải quyết vào hôm sau.
- Khách hàng liên hệ vào các ngày lễ, tết không có nhân viên trả lời cuộc gọi.
- Khách hàng gọi tới khi tất cả các máy đều đang bận, tất cả nhân viên đều đang có cuộc gọi khác, thời gian chờ vượt thời gian tối đa trong hàng đợi.
Mục tiêu của voicemail là giúp người gọi truyền tải đi thông tin ngay khi không liên lạc được; thông tin sẽ không bị bỏ lỡ thông tin và người nhận có thể phản hồi sớm nhất khi tổng đài được mở lại. Dịch vụ này hiện đang rất phát triển ở các nước trên thế giới và ngày càng phát triển tại Việt Nam.
Voice Brandname là gì? Đăng ký dịch vụ Voice Brandname ở đâu?
Voicemail hoạt động như thế nào?
Hệ thống thư thoại được thiết lập để truyền cuộc gọi của người này đến thuê bao của người khác thông qua chuyển tiếp cuộc gọi và ưu tiên các tin nhắn để người nhận sẵn sàng tương tác với người gọi.
Ví dụ: Người A quay số gọi người B nhưng người B không thể trả lời cuộc gọi.
Cuộc gọi được nhận bởi hộp thư thoại của người B, sẽ phát lại cuộc gọi khi người B quay lại truy cập cuộc gọi.
Voicemail hoạt động dưới hình thức truyền tin nhắn dưới dạng âm thanh thông qua cuộc gọi.
VoIP là gì? Ứng dụng công nghệ VoIP
Các cấu trúc thoại thường dùng khi có Voicemail
Cấu trúc thoại thường dùng trong dịch vụ thuê bao cá nhân hay dịch vụ tổng đài khi có voicemail là gì? Cụ thể:
Với dịch vụ thuê bao cá nhân, người gọi có thể để lại lời nhắn sau khi kết thúc chuông chờ cuộc gọi và có thông báo “thuê bao quý khách vừa gọi hiện không liên lạc được/ hiện đang bận, vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp”
Với dịch vụ tổng đài, hệ thống sẽ chuyển tín hiệu để khách hàng để lại lời nhắn bằng câu thoại “ Hiện tại, tất cả các nhân viên đều đang bận, quý khách vui lòng gọi lại sau hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp” hoặc “ Hiện tại, công ty đang ngoài giờ làm việc, quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp để chúng tôi liên hệ lại sớm nhất. Cảm ơn quý khách.”
Cấu trúc thoại thường dùng của Voicemail là ” Quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bip”
Các tính năng của Voicemail là gì?
Voice mail hoạt động tương tự như máy trả lời. Điều khác biệt là Voicemail được lưu trữ trên server của nhà cung cấp dịch vụ. Voicemail có những đặc điểm giống với email, tuy nhiên thông tin được gửi đi bằng lời thoại thay vì dạng văn bản.
Bên cạnh việc ghi và phát lại âm thanh, voicemail còn có những tính năng sau:
- Nhận nhiều voicemail từ nhiều người trong cùng 1 thời điểm.
- Chuyển tiếp voicemail đến hòm thư khác.
- Tùy chọn thêm các âm thanh giới thiệu vào tin nhắn khi chuyển tiếp
- Phát thanh tin nhắn thoại gửi tới nhiều người cùng một lúc
- Thời gian lưu trữ tin nhắn dài
- Thông báo nhận được voicemail mới qua điện thoại hoặc website
- Cài đặt lời chào khác nhau đối với tệp người dùng khác nhau
- Chuyển và lưu tin nhắn thoại thành các dạng file âm thanh để có thể gửi như tệp đính kèm trong email.
Voice mail được lưu trữ trên Server của nhà cung cấp dịch vụ
Dịch vụ Voice Brandname – CGV Telecom
Ưu điểm và nhược điểm của Voicemail là gì?
Bất kì một hình thức nào cũng đều có những mặt lợi thế và hạn chế. Đối với hình thức Voicemail cũng không ngoại lệ. Dưới đây mời các bạn cùng giải đáp những ưu điểm và nhược điểm của hình thức Voicemail là gì nhé.
Ưu điểm của Voicemail
- Sẵn sàng phục vụ 24/7, mặc dù người gọi không có người nói chuyện trực tiếp nhưng tốt hơn là hoàn toàn không nhận lại được thông tin gì.
- Sàng lọc cuộc gọi đến, các mức độ ưu tiên cao sẽ nhận được phản hồi nhanh chóng.
- Thoát khỏi các cuộc gọi đang chờ để tránh trải nghiệm gây khó chịu với khách hàng
- Thư thoại giúp tiết kiệm chi phí về nhân sự cho dịch vụ khách hàng, giảm thời gian làm thêm giờ cho nhân viên
- Nhiều khách hàng thích thư thoại vì họ có thể giải quyết các vấn đề mà không bị gián đoạn.
Nhược điểm của Voicemail
- Lý do bảo mật: đối tượng xấu có thể lợi dụng hệ thống ghi âm thông qua các kỹ thuật giả mạo như lừa đảo qua điện thoại, internet và sms
- Liên lạc bằng thư thoại sẽ đắt hơn các hình thức khác như sms hoặc email do đó thư thoại thường được sử dụng trong một số trường hợp quan trọng hoặc riêng tư
- Voicemail sẽ không hiệu quả nếu người nhận và người gọi không nói cùng một ngôn ngữ.
- Việc kiểm tra hộp thư thoại có thể gây bất tiện cho một số người khi so sánh với sự tiện lợi của việc gửi và nhận tin nhắn dưới dạng văn bản.
Cases Study Voicemail
Một trung tâm ngoại ngữ, mỗi giáo viên sẽ được cấp một số máy nội bộ để liên lạc với học viên, phụ huynh.
Cases Study Voicemail là gì? Voicemail ứng dụng khá tốt trong tổng đài liên hệ của doanh nghiệp.
Khó khăn
Do đặc thù công việc nên các cuộc gọi thường trong trạng thái chờ và Giáo viên rất khó khăn trong việc xử lý những cuộc gọi nhỡ này, không có thông tin gì về người gọi như mục đích liên hệ, trao đổi nội dung gì.
Giải pháp
- Khi gọi vào máy lẻ của Giáo viên nếu tình trạng đang bận thì sẽ chuyển sang chế độ voicemail bằng cách phát đoạn ghi âm sẵn (cá nhân hóa cho từng giáo viên) ví dụ : Xin chào, tôi là Anna hiện tôi không thể nghe máy vui lòng để lại lời nhắn, tôi sẽ sớm phản hồi cho bạn, xin cảm ơn”
- Mỗi giáo viên sẽ có một câu thoại tương ứng với mỗi thông điệp khác nhau.
- Giáo viên có thể check voice mail bằng nhiều cách (nghe ở trên điện thoại, đăng nhập web hoặc chuyển tiếp đến emai.)
Kết quả
- Các cuộc gọi khi giáo viên bận sẽ được chuyển thành voicemail để xử lý sau.
- Giáo viên chủ động nắm được thông tin để liên hệ lại và giải quyết thông tin hiệu quả
Tổng đài liên lạc đa kênh CGV Telecom cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến Contact Center và các thiết bị giúp bạn setup đầy đủ và tối ưu nhất một hệ thống, trong đó không thể thiếu tính năng Voicemail chuyên nghiệp.
Trên đây là những chia sẻ của CGV Telecom về khái niệm Voicemail là gì? Cũng như các tình huống kinh doanh mà bạn có thể áp dụng cách thức Voicemail một cách hợp lý nhất. Qua bài viết này chắc hẳn các bạn cũng đã hiểu được các tính năng của Voicemail là gì để từ đó có những áp dụng vào hệ thống Contact Center của doanh mình một cách hợp lý. Hi vọng rằng, những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết này có thể giúp ích cho các bạn trong việc ứng dụng vào kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng.
