Tổng đài Cloud – Giải pháp nghe gọi cho doanh nghiệp hiện đại

Tổng đài cloud được đánh giá là giải pháp giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng toàn diện trên nền tảng Internet. Để tồn tại và phát triển ở thị trường cạnh tranh như hiện nay, ngoài đầu tư sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt thì hoạt động chăm sóc khách hàng cũng cực kỳ quan trọng. Trong đó, yếu tố truy vấn xử lý cuộc gọi khách hàng được quan tâm hàng đầu. Lúc này cloud phone chính là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng. Cùng theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn về giải pháp tổng đài cloud và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp.

Giới thiệu tổng đài Cloud – Cloud Phone là gì?

Tổng đài cloud là hệ thống tổng đài được lưu trữ trên nền tảng đám mây truy cập thông qua Internet. Thay vì lưu trữ phần mềm trên máy chủ như tổng đài truyền thống vẫn làm, tổng đài điện toán đám mây lưu trữ mọi phần mềm và các dữ liệu của hệ thống trên đám mây. Với giải pháp này, nhân viên luôn phản hồi kịp thời cuộc gọi khẩn cấp của khách hàng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Cloud Phone là gì?

Cơ chế hoạt động của tổng đài đám mây

Tổng đài cloud là hệ thống điện thoại Internet trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm bao gồm thiết bị PBX và cung cấp các dịch vụ điện thoại của bạn. Điện thoại bàn của bạn cắm vào bộ định tuyến và các cuộc gọi, mọi tín hiệu và tính năng đều được xử lý qua một máy chủ tại vị trí thực của nhà cung cấp tổng đài.

Tổng đài chịu trách nhiệm định tuyến mọi cuộc gọi đến và cho phép chuyển cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng khác cũng như chạy tất cả tính năng liên lạc của hệ thống điện thoại như tính năng chờ cuộc gọi và thư thoại. Hệ thống của doanh nghiệp có thể được quản lý bằng cách sử dụng luồng cuộc gọi, chính là tập hợp tính năng và quy tắc được gán từ trước cho một số điện thoại nhất định.

>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thuê tổng đài ảo ở đâu giá tốt

Các tính năng của tổng đài cloud

• Quản lý trực tuyến: Quản trị viên có thể thực hiện mọi thay đổi với hệ thống điện thoại, như thêm người dùng, tạo nhóm đổ chuông, chỉ định số điện thoại hay xem xét báo cáo cuộc gọi và báo cáo bán hàng từ cổng trực tuyến. Nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra thư thoại và xem danh bạ công ty để thiết lập tuyến chuyển tiếp cuộc gọi.
• Đổ chuông theo nhóm: Nhóm đổ chuông được sử dụng để sắp xếp nhân viên thành từng nhóm theo công việc của họ hoặc bộ phận riêng. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể đổ chuông riêng để khách hàng gọi điện nói chuyện với người đại diện, những người trong nhóm đổ chuông đó đều nhận được thông báo.
• Thư thoại đến email: Tính năng này cho phép bạn gửi tập tin đến hộp thư của nhân viên.
• Hàng đợi cuộc gọi: Hàng đợi giúp quản lý dòng cuộc gọi bằng cách sắp xếp người gọi vào một hàng hoặc giữ cho đến khi có nhân viên để nhận cuộc gọi đó.
• Gọi không giới hạn: Điều này cho phép nhân viên thực hiện không giới hạn các cuộc gọi mà không cần trả thêm cước phí.
• Hội nghị truyền hình / website: Người dùng có thể chia sẻ màn hình để cùng xem và thảo luận về tài liệu cần trình bày, lưu trữ bản ghi các cuộc họp. Mặc dù dung lượng cuộc gọi phụ thuộc vào các nhà cung cấp, một số nhà cung cấp sẽ cho phép bạn có tới 1.000 người dùng trong cùng một cuộc gọi.
• Nhắn tin nhanh: Tính năng này cho phép người dùng hệ thống gửi tin nhắn trực tuyến cho đồng nghiệp nhanh chóng, tiện lợi.
• Tiếp viên tự động: Tiếp viên tự động về cơ bản là lễ tân ảo để trả lời cuộc gọi và chuyển người gọi đến những line phù hợp. Ví dụ: một khách hàng gọi đến có thể nghe một nhân viên tự động trả lời “ Nhấn phím 1 để gặp bộ phận kỹ thuật, phím 2 để gặp bộ phận CSKH hoặc phím 3 để gặp lễ tân”
• Quay số mở rộng: Thay vì bấm gọi số điện thoại của toàn bộ nhân viên, bạn có thể bấm một vài số để kết nối với đồng nghiệp. 
• Gọi hội nghị truyền hình: Bạn có thể tổ chức cuộc gọi với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người tham gia cùng lúc với nhiều tính năng cuộc gọi hữu ích.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tổng đài ảo giá rẻ

Ưu điểm và nhược điểm của Cloud Phone

Hệ thống tổng đài lưu trữ trên nền tảng đám mây có rất nhiều ưu điểm và lợi thế dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh đó nó cũng có một số điểm hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Dưới đây là một số những ưu và nhược điểm như vậy.

Ưu điểm

Tổng đài Cloud không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng mà cho cả đơn vị cung cấp sản phẩm này, cụ thể: 

Chi phí đầu tư ban đầu thấp

Theo các nhà phát triển, các doanh nghiệp đầu tư giải pháp cloud phone sẽ không cần đường truyền bằng cáp nối truyền thống nữa. Thay vào đó là hệ thống gọn nhẹ, tính năng trả lời tự động của tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc bảo trì, thuê nhân viên trực cuộc gọi,…

Sử dụng dễ dàng khi có kết nối Internet

Khi thiết bị của bạn được kết nối Internet qua 3G, 4G hay wifi, mạng LAN thì các cuộc gọi nội bộ của bạn sẽ không bị tính phí. Ngoài ra, chi phí cho cuộc gọi ngoài cũng được giảm ở mức thấp nhất.

Dễ dàng quản lý

Khi mở rộng chi nhánh, doanh nghiệp không cần đầu tư thêm tổng đài riêng mà tất cả chi nhánh, văn phòng đều sử dụng chung một tổng đài. Bên cạnh đó, máy nhánh của các chi nhánh sẽ được kết nối với nhau một cách đơn giản.

Tính năng thoại tiên tiến

Tổng đài Cloud có thể dễ dàng mở rộng chi nhánh hoặc máy nhánh nhanh chóng. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo kế hoạch tới nhà cung cấp tổng đài đồng thời bổ sung thêm thiết bị và nâng cấp mạng để đáp ứng đủ việc mở rộng hệ thống 

Tích hợp đầu số

Hiện nay, Cloud phone có thể kết nối đồng thời với nhiều dịch vụ 1800/1900 cùng các số cố định. Chúng được cung cấp với tất cả nhà mạng trên toàn quốc như VNPT, FPT hay Viettel,…

Nhược điểm

Bên cạnh những lợi ích thiết thực ở trên, tổng đài cloud cũng có những nhược điểm nhất định nên doanh nghiệp cần căn cứ vào mục đích sử dụng để cân nhắc khi lựa chọn. Một vài nhược điểm có thể kể đến như:

• Khả năng bảo mật: Các cuộc gọi đến, đi đều được mã hóa bởi nhà cung cấp. Tuy nhiên khi gửi chúng đi, không thể chắc chắn 100% dữ liệu không bị rò rỉ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần các biện pháp bảo mật thật chặt chẽ.
• Đường truyền Internet: Cloud phone hoạt động hoàn toàn dựa trên mạng Internet. Do đó, trong trường hợp đường truyền không ổn định hay băng thông kém sẽ làm giảm chất lượng cuộc gọi hoặc bị ngắt kết nối.
• Bảo mật thông tin: Các dữ liệu trong cuộc gọi là tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi dùng giải pháp cloud phone các nguồn dữ liệu này không nằm ở trụ sở, văn phòng của doanh nghiệp. Điều này gây ra tâm lý lo lắng, thiếu an toàn cho chủ sở hữu

So sánh tổng đài cloud với hình thức tổng đài truyền thống

Báo giá Tổng đài ảo Cloud

Tư vấn lựa chọn tổng đài cloud phù hợp

CGV telecom hiện đang là đơn vị cung cấp tổng đài cloud uy tín được hơn 100 doanh nghiệp lựa chọn. Khi sử dụng dịch vụ Cloud phone của CGV telecom, doanh nghiệp không mất chi phí đầu tư tổng đài điện thoại, quá trình này triển khai nhanh chóng và dễ dàng mở rộng khi được yêu cầu. Bên cạnh đó, các tính năng được cập nhập liên tục theo thời đại để đáp ứng đầy đủ nhu cầu cơ bản tới nâng cao của người dùng. Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ của CGV telecom doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ 24/7 khi gặp vấn đề về kỹ thuật từ đội ngũ chuyên gia có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm. 

Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center

Trên đây là những thông tin xoay quanh tổng đài cloud mà bạn cần nắm rõ để lựa chọn được hệ thống tổng đài liên lạc thích hợp nhất với doanh nghiệp mình. Với lợi thế công nghệ cũng như khả năng đáp ứng linh hoạt và tích hợp với các ứng dụng khác vào cùng một hệ thống, tổng đài ảo đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp. CGV telecom tự tin khắc phục được các nhược điểm của tổng đài ảo bằng chứng nhận ISO 27001 về an toàn bảo mật thông tin cũng như hệ thống đường truyền Internet vô cùng ổn định, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi!