Tổng đài số – Thúc đẩy quá trình CSKH tự động

Tổng đài số và tổng đài ảo là hai thuật ngữ cùng ám chỉ một hệ thống điện thoại trung tâm, hoạt động dựa trên công nghệ số, không cần phải có phần cứng vật lý như tổng đài truyền thống. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ thì nhu cầu sử dụng tổng đài ảo ở các doanh nghiệp đang tăng cao. Không chỉ mang lại nhiều lợi ích về kinh tế cho doanh nghiệp mà tổng đài số còn giúp doanh nghiệp bắt nhịp được xu hướng của thời đại và khẳng định vị thế trên thị trường.

Vậy điều gì làm cho loại tổng đài này trở thành vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm sử dụng? Những điểm nổi bật của tổng đài số là gì? Tất cả sẽ được CGV Telecom giải đáp qua bài viết sau.

Tổng đài số là gì?

Tổng đài số (hay tổng đài ảo) là hệ thống chuyển mạch điện thoại thông qua kết nối IP. Nó thực hiện cuộc gọi thoại ra ngoài bằng cách sử dụng giao thức Internet (Internet Protocol), thường được áp dụng trong các doanh nghiệp, nhà hàng, bệnh viện,…Với hệ thống tổng đài này, các dữ liệu giọng nói, Email hay Social Media sẽ được truyền qua Internet thay cho mạng điện thoại thông thường.

Giải pháp này khắc phục hạn chế của hình thức tổng đài vật lý truyền thống như:

• Máy bận vì hệ thống không thể tiếp nhận quá nhiều cuộc gọi cùng lúc.
• Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, sửa chữa thay thế lớn.
• Khi thay đổi địa điểm kinh doanh sang tỉnh thành khác sẽ phải đổi số điện thoại.
• Chỉ có thể thực hiện cuộc gọi khi có mặt ở văn phòng mà thôi.

> Xem thêm:

• Tổng đài đầu số 1800 là gì
• Tổng đài đầu số 1900 là gì

So sánh tổng đài số và tổng đài truyền thống 

Để lựa chọn được tổng đài đúng nhu cầu thực tế của mình, doanh nghiệp nên có những tiêu chí so sánh ưu, nhược điểm của tổng đài số và tổng đài truyền thống. CGV telecom đã tổng hợp những điểm khác biệt của 2 hệ thống này:

Về cách thiết lập

Thời gian triển khai hệ thống của tổng đài  truyền thống có thể lên đến vài tháng. Nguyên nhân là do doanh nghiệp phải trang bị phần cứng, xin cấp phép, thiết lập cơ sở hạ tầng đồng thời phải tìm ra phần mềm tương thích với hệ thống. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo được thiết lập rất nhanh chóng và dễ dàng, chỉ cần vài phút bạn đã có thể bắt đầu sử dụng được hệ thống.

Chi phí ban đầu và chi phí sử dụng 

Khi lựa chọn sử dụng tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản đầu tư ban đầu khá lớn để mua máy chủ, mua phần cứng và xin giấy phép. Ngoài ra, sau một thời gian sử dụng hệ thống cần được nâng cấp cả về phần cứng và phần mềm để phù hợp với xu thế phát triển của xã hội. Với tổng đài số, bạn không cần phải bỏ ra những chi phí đầu tư ban đầu vì doanh nghiệp chỉ cần có kết nối internet và băng thông lớn là có thể thiết lập được hệ thống tổng đài. Chi phí duy nhất doanh nghiệp phải thanh toán hàng tháng là cước phí điện thoại cho tổng đài. 

So sánh về tính năng

Tổng đài truyền thống thường sở hữu tính năng cơ bản như: chuyển hoặc giữ cuộc gọi, nhạc chờ, ghi lại nhật ký cuộc gọi, nói chuyện với điện thoại viên. Tổng đài ảo có đầy đủ các tính năng như trên. Điều đặc biệt, tổng đài ảo được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến nên nó còn sở hữu nhiều tính năng ưu Việt khác bao gồm: IVR, voice chat, giám sát cuộc gọi trực tiếp, nhấp để gọi và hơn thế nữa. 

Khả năng mở rộng và tích hợp

Với tổng đài truyền thống, bạn rất khó để tích hợp nó với quá trình khác, bởi vì quá trình xin giấy phép và lắp đặt sẽ vô cùng phức tạp và khó khăn. Ngoài ra, khi sử dụng tổng đài truyền thống doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật viên với chuyên nghiệp để triển khai và duy trì hệ thống. Điều này gần như là không thể với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo dễ dàng tích hợp với hệ thống CRM/ERP của doanh nghiệp rất nhanh chóng, chỉ trong vài giờ.

Độ ổn định của hệ thống 

Tổng đài truyền thống có tốc độ đường truyền ổn định đồng nghĩa với chất lượng cuộc gọi cao. Tuy nhiên, chất lượng cuộc gọi còn phụ thuộc khá nhiều vào công nghệ và các thiết bị phần cứng. Còn đối với tổng đài ảo, để cuộc gọi có chất lượng cao doanh nghiệp chỉ cần có kết nối internet mạnh và ổn định.

Giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng

Các tính năng nổi bật của tổng đài số 

Tổng đài số (hay tổng đài ảo) có nhiều tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý cuộc gọi và gia tăng trải nghiệm người dùng. Dưới đây là những tính năng nổi bật:

• Thực hiện được nhiều cuộc gọi hơn, có tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, call pickup.
• Miễn phí 100% cuộc gọi nội bộ
• Tích hợp thêm tính năng auto call 
• Khi thay đổi địa điểm văn phòng không bị mất đầu số doanh nghiệp
• Gọi điện ở bất kỳ đâu không cản trở địa lý khi có kết nối internet.
• Đổ chuông theo nhóm, đem lại tiện lợi cho doanh nghiệp (phòng kinh doanh, phòng CSKH,…)
• Hỗ trợ cài đặt Softphone trên các thiết bị di động (laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,..)
• Lời chào tương tác đa dạng với từng nhóm khách hàng, nhạc chờ trong khi chờ được gặp tổng đài viên.
• Đặt mã PIN bảo mật cuộc gọi 
• Hội thoại, meeting với số lượng người tham gia lớn.
• Hiển thị số điện thoại gọi, thông tin người gọi để tổng đài viên tương tác dễ hơn.\
• Toàn quyền quản lý tổng đài an toàn, bảo mật thông tin.
• Ghi âm cuộc gọi để nghe lại hoặc để lại tin nhắn trong hộp thư thoại. 
• Tích hợp các phần mềm quản lý khách hàng CRM…
• Tích hợp đầu số hotline 1900/1800, số di động, số cố định.

Tổng hợp số điện thoại của các tổng đài Viettel, Vinaphone, Mobiphone,…

Viettel, Vinaphone, Mobifone và một số những tổng đài khác là tổng đài số phổ biến, với thương hiệu uy tín và lâu đời ở Việt Nam. Với việc lưu hành phổ biến thì việc lượng người sử dụng cũng rất lớn. Vì vậy người dung có nhu cầu cao trong việc liên hệ với tổng đài khi gặp lỗi hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. CGV telecom đã tổng hợp các số điện thoại tổng đài, bạn lưu lại để sử dụng khi cần nhé!

Đăng ký đầu số Vip 1900/1800 tại CGV Telecom

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài số giá rẻ mà bạn có thể tham khảo, nhưng CGV telecom vẫn là lựa chọn mà bạn nên cân nhắc. CGV telecom cung cấp các dịch vụ cho thuê tổng đài ảo thế hệ mới hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây dành riêng cho các doanh nghiệp.

CGV telecom là đại lý ủy quyền chính thức của các nhà mạng lớn, đặc biệt sở hữu độc quyền kho sim số đẹp của Viettel với thủ tục đăng ký hotline/SMS brandname,… vô cùng đơn giản và nhanh gọn. Khi sử dụng tổng đài số ở CGV telecom bạn không cần phải thay đổi hệ thống nếu sẵn có, chỉ cần một thiết bị đầu cuối có IP chuẩn SIP, Smartphone, PC, máy tính bảng,… bạn có thể sử dụng đầy đủ các tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp. 

Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng tổng đài số cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại mà hãy gọi ngay cho chúng tôi để tư vấn 24/7 nhé.